Le secret pour travailler plus efficacement et réussir ses projets

Cet article a été rédigé par l’équipe du site blogueur pro d’Olivier Roland

On ne compte plus aujourd’hui, le nombre d’experts et autres influenceurs présentant le télétravail comme LA SOLUTION pour une vie professionnelle épanouie. Il faut bien le reconnaître, que l’on soit blogueur indépendant ou freelance, le travail en REMOTE présente bien des avantages. Cela dit, c’est également l’un des projets les plus difficiles qui soient. Nombreux sont malheureusement ceux qui se perdent en chemin au point de ne plus savoir pour quelle raison tout a commencé.

Pour éviter les pièges récurrents ou plus méconnus du travail à domicile, dans les lignes qui suivent vous découvrirez un ensemble de règles et de stratégie à implémenter pour réussir cet objectif.

L’atout indispensable à la réussite

Quelle est selon vous, la qualité la plus importante pour réussir quand on travaille sur son propre projet ou en freelance ?

C’est une des questions qui revient le plus souvent sur internet et lors des séminaires sur l’entrepreneuriat ou encore sur l’indépendance financière. Une question à laquelle nombre de réponses sont proposées, toutes plus ou moins légitimes. Mais parmi les réponses qui reviennent le plus souvent, il y en a une qui semble n’apparaître qu’en filigrane. Et pourtant, c’est très certainement l’une des plus importantes. Plus que la détermination ou même le travail acharné.

Cette clé, c’est la discipline, mise au service de la productivité. 

La discipline est l’axe autour duquel va graviter tout l’écosystème indispensable à la réussite que vous construirez. Surtout si vous désirez savoir comment arrêter de travailler pour vivre de votre passion.

Le boost d’énergie qui vient de la détermination et de l’envie de gagner est un combustible qui brûle très vite et qui, de surcroît, est soumis aux aléas de l’humeur et de la motivation. La discipline quant à elle, est le phare qui vous permettra de garder le cap les jours où la motivation et l’humeur font défaut. Et croyez-le, il n’est pas rare que de tels jours soient les plus nombreux.

Discipline ou l’art de l’essentiel

Brisons un dernier mythe avant d’aller plus loin. La discipline n’a rien d’un don. C’est une compétence qui se pratique et se développe. Il n’y a donc aucune fatalité dans votre manque apparent de discipline. Vous manquez juste d’exercice. Mais alors, comment devient-on plus discipliné ?

Savez-vous pourquoi les bons joueurs d’échecs bougent leurs pièces beaucoup plus vite que vous ? La réponse réside en une seule phrase : L’art de l’essentiel ! Pendant que vous vous attelez à envisager tous les coups possibles avant chaque mouvement, le bon joueur ne visualise que les bons coups. Ce faisant, son cerveau a moins d’informations à traiter que le vôtre et il est donc plus efficace.

La discipline est la récompense de la pratique de l’art de l’essentiel. Mais comment s’y prendre concrètement ? En se mettant des limites. Le but n’est pas d’entraver ses capacités de réalisation, mais au contraire, les maximiser en optimisant l’allocation de vos ressources intellectuelles. 

Savoir choisir ses batailles pour gagner la guerre

Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Pareto et de son principe 80/20 ? Ce principe se retrouve partout, des plus petites choses, comme votre organisation jusqu’au fonctionnement des relations entre les pays. C’est toujours une minorité d’actions qui produit la majorité des effets.

Il faut par conséquent, se concentrer en priorité sur les quelques actions qui rapportent le plus de bénéfices.

Mais force est de reconnaître qu’aussi attrayant que puisse paraître le principe, sa mise en application n’est pas toujours chose aisée ; du moins au début. La raison : nous vivons aujourd’hui dans une société où on nous submerge d’informations et de stimuli. Trop de choses nous sont jetées dessus en simultanée. Tout paraît important et c’est donc tout naturellement qu’on essayera de tout faire en même temps pour au final, impacter notre productivité avec une vision multitâche chaotique. 

La seule manière de stopper cette course effrénée, c’est de s’arrêter un instant pour évaluer l’essentiel. Autrement dit, les choses qui offrent le plus de bénéfices pour le moins d’effort. Il y a certes une certaine pointe de subjectivité dans l’évaluation de l’effort, mais l’idée principale reste inchangée. Il s’agit d’identifier très clairement toutes les choses qui contribuent directement à l’accomplissement du projet sur lequel on travaille. C’est ce qui permettra d’établir une feuille de route précise, d’empêcher son esprit de s’égarer et de tenir les deadlines. 

Limitée, mais bien plus productive

La théorie de la productivité Haïku est un excellent moyen de mise en perspective de l’art de l’essentiel. Le Haïku sous sa version la plus connue est un exercice poétique japonais dans lequel toute poésie doit respecter une ossature stricte. Un total de 17 syllabes réparties en 3 lignes de 5, 7 et 5 syllabes. Il existe certes des variations, mais le principe demeure le même. Un petit nombre de lignes et de vers pour traduire toute une pensée.

Cet aspect court et compact du Haïku force ainsi le poète à se concentrer sur les seuls mots qui auront le plus de signification dans le texte. Avec un format aussi limité, vous ne pouvez simplement pas vous permettre des digressions dans votre discours. L’essentiel de l’effort doit être focalisé sur le seul et unique message à transmettre. L’objectif, c’est d’accomplir beaucoup avec peu. Résultat des courses, c’est l’une des formes de poèmes les plus puissantes même traduite dans d’autres langues.

Être plus concentré grâce au Haïku

Mais concrètement, comment cela se traduit-il sur une journée de travail ?  Contrairement,  la transposition du principe du Haïku sur vos journées de travail ne vous rend pas plus actif. Pire, c’est même l’inverse : vous ferez moins de choses. Mais vous serez bien plus productifs. Avec moins d’objectifs en perspective, l’on est plus focalisé sur la mission et l’on avance plus facilement entre les étapes. 

Outre la faculté à se focaliser plus rapidement sur les tâches essentielles ayant le plus grand impact sur l’avancé de vos projets, la technique du Haïku vous oblige à éliminer le superflu. Elle vous amène par ailleurs à faire un meilleur usage de votre temps. Avec la pratique, vous prendrez le réflexe d’ignorer le superflu (ou du moins ne pas vous en occuper en première intention), pour ne considérer que l’essentiel s’installera plus profondément. Être capable de faire la distinction entre le bruit et l’information est l’un des fondamentaux d’une discipline à l’épreuve du manque de motivation.

Placez des limites à tout ce que vous faites. La règle est aussi simple que ça. Certes, il y aura des différences plus ou moins grandes en fonction des individus, mais voici quelques dénominateurs communs chez la majorité : les e-mails, les réseaux sociaux, les objectifs, les distractions, les to-do list, etc. Quelles sont les limites à mettre en place ? Eh bien, elles diffèrent selon les individus et sont totalement arbitraires. Il n’y n’existe presque aucune limite logique en la matière. C’est donc à force d’expérience et d’expérimentation que vous découvrirez celles qui vous conviennent. Mais il faut le faire.

À titre illustratif, voici quelques exemples dont vous pourriez vous inspirer.

• Les objectifs

Poursuivre trop de lièvres à la fois est le meilleur moyen de n’en attraper aucun. Des études scientifiques ont démontré que la durée de concentration maximale du cerveau humain n’excédait guère les 90 minutes. Après quoi, celui-ci se désengage de l’immersion et il faudra compter 15 à 30 minutes, voire 90 minutes pour retrouver la capacité à se concentrer (1). Essayez donc autant que faire se peut, de ne traiter qu’une seule tâche à la fois ou à défaut, un nombre extrêmement limité. Aussi, n’hésitez pas à faire une pause dès que vous sentez votre esprit s’égarer.

• Un temps pour s’occuper des mails

Il est tout simplement impossible de passer une journée entière ou de longues heures à vadrouiller entre les mails si vous disposez d’un moment précis dans la journée pour le faire. Certes, il peut arriver souvent que vous soyez obligés d’envoyer un mail de toute urgence.

Mais ne vous laissez pas distraire toutes les 5 minutes par les notifications de chaque email ou par Instagram.

• Switcher régulièrement entre concentration et détente

La capacité à se concentrer est un facteur important d’excellence. Les techniques de concentration telles que les listes de tâches, les calendriers et les rappels de calendrier aident tous les gens à rester concentrés. Vous trouverez difficilement des arguments à y opposer. Et même si c’était le cas, il est prouvé que résister aux distractions et rester présent dans l’instant offre de nombreux avantages. Pratiquer la pleine conscience 10 minutes par jour (2), par exemple, peut améliorer l’efficacité du leadership en vous aidant à mieux réguler vos émotions et à donner un sens aux expériences passées. Pourtant, aussi utile que puisse être la concentration, elle présente aussi un inconvénient tel qu’on le conçoit généralement.

Le problème est qu’une concentration excessive épuise les circuits de concentration de votre cerveau. Elle peut drainer votre énergie et vous faire perdre le contrôle de vous-même. Cette perte d’énergie peut également vous rendre plus impulsif et moins efficace. En conséquence, les décisions sont mal réfléchies et vous devenez moins collaboratif.

• Les PIT

Ici, il faudra un peu d’expérimentation pour réussir à définir la limite qui convient à chacun. Mais le principe est le suivant : choisir un nombre limité des “Plus Importantes Tâches” pour chaque jour. Il s’agit d’épurer sa to-do list pour n’y faire figurer en priorité, que les tâches importantes. La matrice d’Eisenhower pourrait être d’une grande utilité dans cet exercice. 

Vous découvrirez dans cet article, encore plus d’astuce pour organiser son efficacité quand on travaille seul.

Se récompenser régulièrement

Qui va loin ménage sa monture dit-on. Il serait très mal avisé, voire contre productif d’implémenter le principe du Haïku uniquement autour du conseil de travail. Lorsqu’il est question d’apprentissage et de développement d’une nouvelle habitude, le principal mécanisme neurochimique impliqué est connu sous le nom de système de récompense. 

Comme son nom le suggère, il introduit un ballet de neurotransmetteurs tels que la noradrénaline, la dopamine, le Gaba, la sérotonine. Tous sont impliqués dans la sensation de bien-être. La dopamine, principal neurotransmetteur de ce cocktail est également connue sous le nom de molécule du plaisir. Et pour cause, la science a démontré que les neurones récepteurs de dopamine sont impliqués dans les sensations de plaisir et de désir. 

Concrètement, ces neurotransmetteurs sont activés chaque fois que vous réussissez quelque chose. Et le fait par exemple de vous offrir une pause de 10 à 15 minutes où vous faites ce que vous voulez après avoir accompli une tâche importante, stimulera davantage l’activité de ces neurotransmetteurs. Votre cerveau associera donc ces moments de plaisir à l’accomplissement de ce type de tâche. Il vous fournira donc le maximum de ressources pour assurer la réussite et par la même occasion, son prochain shoot de dopamine. 

• Qu’allez-vous faire ensuite ?

Bien que la to-do list soit importante pour avoir tout le projet en perspective, ce n’est pas elle qu’il faut regarder en permanence. Plutôt qu’une liste de choses à faire sur toute la journée, ayez simplement à l’esprit ou sur votre bloc note, la tâche à faire maintenant sous réserve de la cocher ensuite sur l’emploi du temps de la journée. Les circonstances dans lesquelles le fait d’être multitâche est avantageux ne sont finalement pas si nombreuses que ça. Donc, efforcez-vous de ne faire qu’une chose à la fois. Et n’ayez que cette chose en perspective jusqu’à ce qu’elle soit accomplie.

• Oublier les frustrations et adopter une spirale positive

L’une des raisons pour lesquelles nous manquons souvent de discipline et procrastinons souvent, est notre incapacité à séquencer. La plupart d’entre nous a souvent tendance à ne considérer que tout le projet dans son ensemble. Une configuration dans laquelle seul le point final est considéré comme une avancée. 

Le problème avec cette stratégie est qu’elle empêche de voir les progrès réalisés et est donc source de découragement. Vous n’atteindrez jamais la cime d’un grand arbre en un saut. Il vous faudra attraper une branche, puis la suivante un peu plus haut et ainsi de suite jusqu’au sommet. Avancer d’étape en étape permet de rester focalisé sur l’objectif tout en constatant ses progrès. In fine, votre système de récompense sera stimulé à chaque pas pour vous pousser à aller toujours plus loin. 

En d’autres mots, à chaque fois que vous atteindrez un objectif aussi minime soit-il, une dose de dopamine sera libérée pour vous récompenser. Et votre cerveau réclamera son shoot de dopamine avec la tâche suivante. Vous créerez ainsi un cercle positif ou le travail est ressenti comme un plaisir qui vous permet de libérer de la dopamine et non la frustration liée à des objectifs finaux d’apparence inatteignable.

Décomposer chaque tâche en étapes jusqu’à ce que chacune d’entre elles soit facilement atteignable, précise et définie dans le temps.

• Comment minimiser les distractions ?

Le téléphone ? La famille ? Les collègues ou colocataires ? Les distractions sont inévitables.

La solution la plus facile est tout simplement de couper court à toute distraction.

N’hésitez pas à imposer vos limites et de demander à votre entourage proche de vous laisser tranquille le temps de finir votre travail.

Au besoin, retirez-vous dans un endroit qui permet la concentration et au minimum couper le son des notifications de votre téléphone. Selon cette étude (3), le simple fait de mettre votre téléphone dans une autre pièce que celle où vous travaillez peut vous faire faire un gain de productivité de 25%.

La discipline est une habitude. Selon une étude publiée en 2009 dans l’European Journal of Social Psychology, il faut entre 18 à 254 jours à une personne pour adopter une nouvelle habitude. L’étude a également conclu qu’il faut en moyenne 66 jours pour qu’un nouveau comportement devienne automatique (4). Bien que ce délai ne soit pas absolu, efforcez-vous à être discipliné un certain temps et avant même que vous ne vous en rendiez compte, cela deviendra partie intégrante de votre nature. Pour aller plus loin, découvrez ici les ressources indispensables à la création d’un blog pro et à sa rentabilité.

Sources :

1. The effects of napping on cognitive functioning / Nicole Lovato, Leon Lack
2. The impact of mindfulness on leadership effectiveness in a health care setting: a pilot study / Louise Wasylkiw, Judith Holton, Rima Azar, William Cook
3. press-releases/2016/Kaspersky-Lab-Study-Proves-Smartphones-Distract-Workers-and-Decrease-Productivity
4. Lally P, et al. (2009). How are habits formed: Modelling habit formation in the real world.